ANONIMOWE WDROŻENIE / PRODUCENT WYPOSAŻENIA SKLEPÓW

Zamówienie z PDF.
Potwierdzenie tego samego dnia.

Sieci handlowe zamawiają kodami z własnych katalogów. System dopasowuje kod do wyrobu i wariantu w enova365, a po akceptacji tworzy zamówienie, zlecenie produkcyjne i potwierdzenie z terminem.

Zobacz wyniki przed i po

Rzeczywiste wdrożenie. Nazwa firmy i szczegóły pozwalające ją rozpoznać pozostają poufne, bo klient nie zgodził się na publikację nazwy. Wyniki pochodzą z pomiaru przed wdrożeniem i po nim. Dane na ilustracji obok są poglądowe.

Firma: Producent wyposażenia sklepów, ok. 25 osób
Region: Śląsk
Systemy: enova365 · Gmail Workspace · Google Drive
Wynik: Potwierdzenie w 25 min zamiast 1,8 dnia

01 / SYTUACJA WYJŚCIOWA

Jeden produkt,
kilkadziesiąt wariantów.

Zakład produkuje na zamówienie regały, lady i ekspozytory dla sieci handlowych i firm aranżacyjnych. Zamówienie przychodzi jako PDF z kodami z katalogu klienta, wymiarami i kolorem albo jako lista w mailu. Miesięcznie to ok. 140 zamówień. Jedna osoba przepisywała je do enova365, zakładała zlecenie produkcyjne i odsyłała potwierdzenie z terminem.

Pomiar na 50 zamówieniach dał 16 minut czynnej pracy na jedno. Najwięcej czasu zajmowało dopasowanie kodu klienta do wyrobu z właściwym wariantem, bo każda sieć ma własne kody, a jeden produkt istnieje w 20–40 wariantach.

Potwierdzenie wychodziło średnio po 1,8 dnia roboczego, a sieci liczą czas realizacji od potwierdzenia. Pomylony wariant lub wymiar dawał ok. pięciu korekt miesięcznie. W półroczu przed wdrożeniem dwa razy wyrób był już wycięty w złym wymiarze.

Produkcja się nie zmieniła. Zmieniło się to, co dzieje się z zamówieniem, zanim do niej trafi.

02 / CO ZBUDOWALIŚMY

Słownik kodów z historii.
Zapis po akceptacji.

Pilot na 60 historycznych zamówieniach i słownik zbudowany z 14 miesięcy danych z enova365. Najpierw klienci sieciowi, potem pozostali klienci i obsługa zmian zamówień.

Odbiór zamówień

Skrzynka zamówień i folder na Google Drive, do którego handlowcy wrzucają zamówienia otrzymane osobiście. Każdy dokument dostaje klucz unikalności.

Rozpoznanie klienta

Najwięksi klienci sieciowi mają stałe układy PDF, które system zna. Pozostałe dokumenty czyta model AI ogólnym odczytem.

Dopasowanie wariantu

Słownik „kod klienta → wyrób + wariant” z datą obowiązywania. Wymiary są sprawdzane z dopuszczalnym zakresem dla wyrobu, a wymiar spoza zakresu blokuje pozycję.

Walidacja w enova365

Cena z cennika klienta, termin porównany z obciążeniem produkcji, minimalne partie, warianty wycofane z oferty.

Akceptacja i zapis

PDF obok projektu zamówienia z propozycją terminu. Po akceptacji powstaje zamówienie od odbiorcy, zlecenie produkcyjne z szablonu i potwierdzenie PDF dla klienta.

Zmiany zamówień

Mail z numerem istniejącego zamówienia to rewizja. System pokazuje różnice względem wersji w enova365 i pyta, czy zaktualizować zlecenie. Nie tworzy duplikatu.

Pod spodem: Gmail i Google Drive przez API + n8n na serwerze w Polsce + Postgres + model AI do dokumentów bez stałego układu + enova365 przez API. Zlecenie produkcyjne powstaje z szablonu wyrobu, nie z tekstu modelu.

03 / WYNIKI PO 8 TYGODNIACH

Potwierdzenie tego samego dnia.
Mniej korekt na produkcji.

Porównanie pomiaru przed wdrożeniem z wynikami po ośmiu tygodniach. Czas „po” to kontrola i akceptacja zamówienia przez pracownika.

25 min mediana

do potwierdzenia zamówienia dla klienta

Wcześniej 1,8 dnia roboczego. Właściciel mówi o potwierdzeniach wysyłanych w ciągu godziny.

Przed i po

Miara	Przed	Po
Czynna praca na jedno zamówienie	16 min	3,5 min
Godziny miesięcznie na wprowadzanie	37 h	ok. 8 h
Mediana do potwierdzenia dla klienta	1,8 dnia rob.	25 min
Zlecenia produkcyjne zakładane ręcznie	100%	0%
Korekty przez błąd wymiaru lub wariantu	5 / mies.	1 / mies.

Pomiar „przed”: 50 zamówień. Zlecenia produkcyjne powstają po akceptacji zamówienia, bez osobnego kroku.

Firma odzyskała ok. 29 godzin miesięcznie. Osoba z obsługi zamówień przejęła reklamacje i kontakt posprzedażowy, którymi wcześniej zajmował się właściciel.

Jedyna korekta w miesiącu wynikała z błędu po stronie zamawiającego. System wychwycił ją przed produkcją, bo wymiar spoza zakresu jest oznaczony na czerwono.

04 / CO BYŁO TRUDNE

Wyjątki zdecydowały
o kształcie wdrożenia.

Właściciel zwraca uwagę, że szybkie potwierdzenie stało się dla sieci argumentem przy rozmowie o większym udziale w dostawach. Firma nie zmieniła produkcji, tylko to, co dzieje się z zamówieniem, zanim do niej trafi.

Relacja właściciela

Warianty i zmieniające się kody

Kod z katalogu sieci zmienia się przy każdej edycji katalogu. Słownik musiał być wersjonowany datą. Przy nowym kodzie system proponuje wariant po wymiarach i kolorze, a po trzech potwierdzeniach kod wchodzi do słownika na stałe.

Rewizje zamówień

Sieci przysyłają zmiany pod tym samym numerem. Bez wykrywania rewizji powstawałyby duplikaty. Teraz system pokazuje różnice i pyta, czy zaktualizować zlecenie produkcyjne.

05 / ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

Automat przygotowuje.
Człowiek zatwierdza.

Dane zostają na serwerze w Polsce lub u klienta. Do modelu AI trafia treść dokumentu bez zbędnych danych osobowych.

Zlecenie z szablonu

Zamówienie i zlecenie produkcyjne powstają w enova365 dopiero po akceptacji, a zlecenie zawsze z szablonu wyrobu.

Wymiar spoza zakresu stop

Pozycja z wymiarem spoza zakresu dla wyrobu czeka na decyzję człowieka. Stary kod klienta nie mapuje się na nowy wariant bez potwierdzenia.

Rewizja to nie nowe zamówienie

Zmiana pod istniejącym numerem pokazuje różnice i wymaga potwierdzenia. Przy awarii zamówienia zostają z etykietą „ręcznie”, a kierownik dostaje alert.

06 / PYTANIA I ODPOWIEDZI

Co robi system,
a co zostaje w zespole?

Jak system rozpoznaje właściwy wariant wyrobu?

Ze słownika kodów klienta zbudowanego z historii zamówień w enova365. Przy nowym kodzie proponuje wariant po wymiarach i kolorze, a pracownik go potwierdza.

Czy zlecenie produkcyjne powstaje automatycznie?

Tak, ale dopiero po akceptacji zamówienia przez pracownika i zawsze z szablonu przypisanego do wyrobu.

Co, jeśli klient przyśle zmianę zamówienia?

System rozpoznaje rewizję po numerze zamówienia, pokazuje różnice względem wersji w enova365 i pyta, czy zaktualizować zlecenie.

Czy to działa tylko z enova365?

To wdrożenie korzystało z API enova365. Przy innym ERP najpierw sprawdzamy dostęp do wyrobów, wariantów, cenników i zapisu zamówień oraz zleceń.

ZACZNIJMY OD JEDNEGO KLIENTA

Ile trwa droga
od PDF do potwierdzenia?

Na pierwszą rozmowę wystarczy kilka zamówień od różnych klientów i informacja, jak zakładacie zlecenia produkcyjne. Na tej podstawie ocenimy, jaki słownik kodów da się zbudować z historii.

Przygotuj się do rozmowy

Kilka zamówień w PDF od 2–3 klientów.
Nazwa programu ERP i sposób zakładania zleceń.
Przybliżona liczba zamówień miesięcznie.
Najczęstsze powody korekt zamówień.