ANONIMOWE WDROŻENIE / HURTOWNIA ELEKTRYCZNA

Zamówienie przychodzi mailem.
Do Subiekta trafia bez przepisywania.

Klienci nadal zamawiają tak, jak są przyzwyczajeni: listą w mailu, Excelem z kosztorysu albo PDF. System odczytuje pozycje, dopasowuje je do kartoteki i przygotowuje zamówienie do zatwierdzenia.

Zobacz wyniki przed i po

Rzeczywiste wdrożenie. Nazwa firmy i szczegóły pozwalające ją rozpoznać pozostają poufne, bo klient nie zgodził się na publikację nazwy. Wyniki pochodzą z pomiaru przed wdrożeniem i po nim. Dane na ilustracji obok są poglądowe.

Firma: Hurtownia elektryczna, ok. 20 osób
Region: Wielkopolska
Systemy: Subiekt nexo PRO · Outlook 365
Wynik: 64 h miesięcznie mniej przepisywania

01 / SYTUACJA WYJŚCIOWA

Pół etatu
na przepisywanie zamówień.

Hurtownia sprzedaje kable, osprzęt, oświetlenie i materiały instalacyjne firmom instalacyjnym, elektrykom i wykonawcom. Dwie osoby obsługują zamówienia z telefonu, maila i platformy B2B. Platforma działa od trzech lat, ale obsługuje około 25% zamówień. Reszta przychodzi mailem: lista w treści, załącznik Excel albo PDF z programu do wycen.

Przed wdrożeniem zmierzyliśmy dwa tygodnie pracy na 90 kolejnych zamówieniach mailowych: średnio 22 zamówienia dziennie i 11 minut czynnej pracy na jedno. Odszukanie pozycji w kartotece (klient pisze „YDY 3x2,5 500 m”, w kartotece jest „Przewód YDYp 3x2,5 450/750V”), sprawdzenie ceny i stanu, poprawienie jednostki, telefon przy brakach. Razem 84 godziny miesięcznie.

Klienci wysyłali to samo zapytanie do kilku hurtowni, a zamówienie dostawał ten, kto odpowiedział pierwszy. Mediana odpowiedzi wynosiła 2 godziny 50 minut. Pomyłki przy przepisywaniu dawały około pięciu reklamacji miesięcznie.

Wymuszenie zamówień przez B2B nie wchodziło w grę: instalatorzy nie przepiszą kosztorysu do koszyka. Zamówienie zostało w mailu. Zmieniło się to, co dzieje się po jego odebraniu.

02 / CO ZBUDOWALIŚMY

Ta sama skrzynka.
Zamówienie gotowe do akceptacji.

Pilot trwał dwa tygodnie na 40 historycznych zamówieniach, bez zapisu do ERP. Potem pięciu największych klientów, a po trzech tygodniach wszyscy kontrahenci z kartoteki.

Skrzynka pod obserwacją

System czyta istniejący adres zamówień. Każdy mail dostaje klucz z identyfikatora wiadomości i skrótu załącznika, więc ten sam mail przesłany dwa razy nie tworzy drugiego zamówienia.

Rozpoznanie wiadomości

Zamówienie, zapytanie o cenę, reklamacja albo inna sprawa. Dalej automatycznie idą tylko zamówienia od kontrahentów z kartoteki, reszta trafia do skrzynki z etykietą.

Odczyt pozycji

Excel czytany tabelarycznie, PDF z tekstem bezpośrednio, skan przez OCR, treść maila przez model AI z wymuszonym schematem: nazwa u klienta, ilość, jednostka, uwagi.

Dopasowanie do kartoteki

Najpierw kod producenta lub EAN, potem słownik tego klienta, na końcu propozycja po podobieństwie nazwy. Poniżej 92% pewności pozycja jest żółta i czeka na decyzję.

Walidacja z Subiektem

Cena z cennika klienta, stan magazynowy, jednostka i wielokrotność opakowania, cena minimalna. Każde odstępstwo jest oznaczone.

Akceptacja i zapis

Pracownik widzi mail obok projektu zamówienia i zatwierdza jednym przyciskiem. Powstaje ZK w Subiekcie nexo PRO bez rezerwacji, a klient dostaje potwierdzenie z terminem i brakami.

Pod spodem: Outlook 365 (Microsoft Graph) + n8n na serwerze w Polsce + Postgres + model AI do odczytu dokumentów + Subiekt nexo PRO przez API. Ceny i indeksy pochodzą z Subiekta albo z decyzji pracownika, nie z modelu.

03 / WYNIKI PO 8 TYGODNIACH

Kontrola zamiast
przepisywania.

Porównanie pomiaru przed wdrożeniem z wynikami po ośmiu tygodniach od startu. Czas „po” to kontrola i zatwierdzenie przez człowieka, nie czas pracy systemu.

64 h / mies.

mniej pracy przy wprowadzaniu zamówień

Pracownik obsługi przejął wyceny, które wcześniej właściciel robił wieczorami.

Przed i po

Miara	Przed	Po
Czynna praca na jedno zamówienie	11 min	2,6 min
Godziny miesięcznie na zamówienia mailowe	84 h	20 h
Mediana od maila do potwierdzenia	2 h 50 min	35 min
Reklamacje z pomyłki przy wprowadzaniu	5 / mies.	1 / mies.
Pozycje dopasowane automatycznie	0%	91%

Pomiar „przed”: 90 kolejnych zamówień mailowych w ciągu dwóch tygodni. Skuteczność dopasowania rosła z tygodnia na tydzień, od 72% w pierwszym tygodniu.

Dwóch klientów, którzy wcześniej dzielili zamówienia między dwie hurtownie, w trzecim miesiącu przeniosło całość. Pozostałe niedopasowane pozycje to głównie nowe produkty, zamienniki i zapisy w rodzaju „jak ostatnio”. System pokazuje przy nich ostatnie zamówienie klienta, ale nie zgaduje.

04 / CO BYŁO TRUDNE

Wyjątki zdecydowały
o kształcie wdrożenia.

„Najbardziej zaskoczyło mnie, że nikt z obsługi nie protestował. Dostali ekran, na którym widać od razu, co jest nie tak, zamiast szukać po kartotece. A ja przestałem robić wyceny po godzinach.”

Właściciel hurtowni

Słownik nazw

Ten sam klient pisał tę samą rurę na cztery sposoby, a dwa produkty różniły się tylko ostatnim znakiem kodu. Zamiast walczyć o 100% automatu ustawiliśmy próg pewności. Pierwsze dwa tygodnie produkcji to głównie praca nad słownikiem, potem liczba żółtych pozycji spadła o dwie trzecie.

Jednostki i opakowania

Klient zamawia 180 metrów kabla, a kartoteka sprzedaje krążki po 100 metrów i bębny po 500. Reguła wielokrotności proponuje 200 metrów w dwóch krążkach i oznacza pozycję na żółto. Pracownik potwierdza albo dzwoni.

05 / ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

Automat przygotowuje.
Człowiek zatwierdza.

Dane zostają na serwerze w Polsce lub u klienta. Do modelu AI trafia treść dokumentu bez zbędnych danych osobowych.

Zapis tylko po akceptacji

Zamówienie w Subiekcie powstaje po decyzji człowieka, jako ZK bez rezerwacji. Konto API nie ma dostępu do faktur i płatności.

Model nie ustala ceny

Ceny pochodzą z cennika w Subiekcie, indeks z reguł albo od pracownika. Polecenia zapisane w treści maila nie są wykonywane.

Awaria nie gubi zamówień

Przepływ zatrzymuje się, maile zostają w skrzynce z etykietą do ręcznej obsługi, a koordynator dostaje alert. Ponowienie nie tworzy duplikatów.

06 / PYTANIA I ODPOWIEDZI

Co robi system,
a co zostaje w zespole?

Czy klienci musieli zmienić sposób zamawiania?

Nie. Zamówienia nadal przychodzą mailem, w Excelu albo PDF. Zmienił się tylko sposób ich przetwarzania po stronie hurtowni.

Czy AI samo wpisuje zamówienia do Subiekta?

Nie. Model odczytuje dokument i proponuje dopasowanie. Zamówienie powstaje w Subiekcie dopiero po akceptacji pracownika, a cena i stan pochodzą z danych Subiekta.

Co z pozycjami, których system nie rozpozna?

Są oznaczone na żółto lub czerwono i czekają na decyzję. Każda poprawka pracownika trafia do słownika tego klienta, więc kolejne zamówienia wymagają mniej poprawek.

Czy da się to zrobić z innym programem niż Subiekt nexo?

To wdrożenie korzystało z API Subiekta nexo PRO. Przy innym systemie najpierw sprawdzamy, czy da się odczytać kartotekę, cenniki i stany oraz zapisać dokument zamówienia.

ZACZNIJMY OD JEDNEJ SKRZYNKI ZAMÓWIEŃ

Ile czasu zajmuje Wam
jedno zamówienie z maila?

Na pierwszą rozmowę wystarczy kilka typowych zamówień bez danych klientów i nazwa programu magazynowego. Na tej podstawie ocenimy, jaka część pozycji da się dopasować automatycznie.

Przygotuj się do rozmowy

Kilka przykładowych zamówień: treść maila, Excel, PDF.
Nazwa i wersja programu (Subiekt, Optima, enova365 lub inny).
Przybliżona liczba zamówień mailowych dziennie.
Najczęstsze powody pomyłek lub reklamacji.