ANONIMOWE WDROŻENIE / PRODUKCJA KONSTRUKCJI STALOWYCH

Dostawca zmienił termin.
Zakupy wiedzą o tym przed cięciem.

Potwierdzenie od dostawcy to jedyny moment, w którym widać zmianę ceny, ilości albo terminu. System porównuje każde potwierdzenie z zamówieniem w Optimie i pokazuje tylko różnice.

Zobacz wyniki przed i po

Rzeczywiste wdrożenie. Nazwa firmy i szczegóły pozwalające ją rozpoznać pozostają poufne, bo klient nie zgodził się na publikację nazwy. Wyniki pochodzą z pomiaru przed wdrożeniem i po nim. Dane na ilustracji obok są poglądowe.

Firma: Produkcja, ok. 25 osób
Region: Dolny Śląsk
Systemy: Comarch ERP Optima · Outlook · Teams
Wynik: Kontrola 50% → 100% potwierdzeń

01 / SYTUACJA WYJŚCIOWA

Sprawdzane było to,
na co starczyło czasu.

Zakład wykonuje konstrukcje stalowe dla budownictwa i przemysłu oraz elementy cięte laserowo. Zakupy prowadzi kierownik produkcji na pół etatu: ok. 80 potwierdzeń miesięcznie od 8 kluczowych dostawców, czyli hut i składów stali, dostawców elementów złącznych, cynkowni, farb i gazów technicznych. Każde potwierdzenie przychodzi w PDF, w układzie dostawcy.

Pełna kontrola pozycja po pozycji zajmowała 14 minut. Wcześniej obejmowała ok. połowy potwierdzeń, a w pozostałych sprawdzano tylko sumę i termin.

Skutki pojawiały się na hali. W półroczu przed wdrożeniem dwa razy nikt nie zauważył przesuniętego terminu dostawy blachy lub profili, a produkcja dowiedziała się o braku w dniu cięcia. Różnice cen wychodziły dopiero na fakturze, gdy na negocjację było za późno.

W tej konfiguracji Optimy nie było funkcji porównania potwierdzenia dostawcy z zamówieniem. Kontrola była w całości ręczna.

02 / CO ZBUDOWALIŚMY

Odczyt dokumentu.
Porównanie według reguł.

Pilot objął 30 zamówień i 30 historycznych potwierdzeń od 4 dostawców. Potem integracja z Optimą, tabela jednostek i raport w Teams, a na końcu wszyscy dostawcy i eskalacja do planisty.

Dwa wejścia

Potwierdzenia przychodzą na adres zakupów albo są przeciągane do folderu na dysku firmowym. Oba źródła są obserwowane.

Przypisanie do zamówienia

System odczytuje numer zamówienia z dokumentu. Gdy go brak, dopasowuje dokument po dostawcy, dacie i pozycjach, a przy niepewności pyta kupca.

Odczyt pozycji

Model AI wyciąga z PDF tabelę: indeks, ilość, jednostkę, cenę i termin. Układy największych dostawców są znane, nowy układ jest oznaczony do sprawdzenia.

Porównanie bez modelu

Cena z tolerancją 0,5% i osobnym progiem dla stali, ilość, jednostka, termin, pozycje brakujące i dodane. Przeliczenia kg, mb, sztuk i arkuszy według tabeli uzgodnionej z kierownikiem.

Raport różnic

W Teams i w Excelu: zielone zgodne, żółte w tolerancji, czerwone do działania. Potwierdzenie bez różnic jest archiwizowane bez udziału człowieka.

Status i eskalacja

Po decyzji kupca system zapisuje w Optimie status i nowy termin. Przesunięcie o więcej niż 5 dni roboczych na materiale pod zlecenie trafia też do planisty.

Pod spodem: Outlook 365 i folder sieciowy + n8n na serwerze klienta + Postgres + model AI do odczytu PDF + Comarch ERP Optima przez Web API. Porównanie liczb jest deterministyczne.

03 / WYNIKI PO 12 TYGODNIACH

Wszystko sprawdzone.
Człowiek patrzy na czerwone.

Porównanie stanu przed wdrożeniem z wynikami po dwunastu tygodniach. Przy pełnej kontroli czas kupca spadł, bo zgodne potwierdzenia nie wymagają jego udziału.

100% potwierdzeń

sprawdzanych pozycja po pozycji

Wcześniej pełna kontrola obejmowała ok. połowy potwierdzeń. Teraz obejmuje wszystkie, a zajmuje mniej czasu.

Przed i po

Miara	Przed	Po
Potwierdzenia sprawdzane w całości	ok. 50%	100%
Czas kontroli jednego potwierdzenia	14 min	2,5 min przy różnicach
Godziny miesięcznie na kontrolę	9,3 h	1,2–1,3 h
Potwierdzenia z co najmniej jedną różnicą	brak pomiaru	37%
Przestoje przez niezauważony termin	2 w półroczu	0 w pierwszym kwartale

9,3 h „przed” dotyczy kontroli ok. połowy z ok. 80 potwierdzeń miesięcznie. 63% potwierdzeń nie ma różnic i nie zajmuje czasu kupca.

Rozkład wykrytych różnic: 31% to zmiana terminu, 23% cena, 9% częściowa ilość, reszta to jednostki i brakujące pozycje.

W pierwszym kwartale system wychwycił dwa przesunięcia terminu na materiale pod zlecenia w toku. Planista zmienił kolejność cięcia i produkcja nie stanęła. Kierownik renegocjował trzy podwyżki cen przed dostawą, zamiast reklamować faktury.

04 / CO BYŁO TRUDNE

Wyjątki zdecydowały
o kształcie wdrożenia.

Kierownik produkcji podsumowuje zmianę tak: wcześniej sprawdzano to, na co był czas, a teraz sprawdzane jest wszystko i zespół zajmuje się tylko różnicami. W pierwszym kwartale dwa razy uratowało to plan produkcji.

Relacja kierownika produkcji odpowiedzialnego za zakupy

Potwierdzenia bez numeru zamówienia

Dwóch dostawców odsyła dokumenty z własnym numerem, bez odwołania do zamówienia. System dopasowuje je po dostawcy, dacie i zestawie pozycji. Przy niepewności pyta kupca i zapamiętuje odpowiedź.

Jednostki stali

Huta potwierdza w kilogramach, a zamówienie jest w arkuszach. Tabelę przeliczników dla gatunków i grubości zbudowaliśmy z kierownikiem w pierwszym tygodniu. Jest w jednym arkuszu, który system czyta.

05 / ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

Automat przygotowuje.
Człowiek zatwierdza.

Dane zostają na serwerze w Polsce lub u klienta. Do modelu AI trafia treść dokumentu bez zbędnych danych osobowych.

Liczby porównują reguły

Model tylko czyta dokument. Porównanie jest deterministyczne, a każda liczba w raporcie ma odnośnik do strony źródłowej.

ERP bez zmian w ciemno

System nie zmienia cen ani ilości w Optimie. Zapisuje status i termin po decyzji kupca. Konto API ma dostęp tylko do zamówień u dostawców.

Niepewność to pytanie

Brak dopasowania do zamówienia trafia do człowieka. Przy awarii dokumenty zostają w folderze „niesprawdzone”, a kierownik dostaje alert.

06 / PYTANIA I ODPOWIEDZI

Co robi system,
a co zostaje w zespole?

Czy AI decyduje, czy potwierdzenie jest zgodne?

Nie. Model odczytuje tabelę z PDF. Zgodność ceny, ilości, jednostki i terminu sprawdzają reguły z ustalonymi tolerancjami.

Co się dzieje z potwierdzeniem bez różnic?

Jest archiwizowane bez udziału człowieka, a zamówienie w Optimie dostaje status potwierdzonego. Kupiec zajmuje się tylko dokumentami z różnicami.

Czy system sam zmienia dane w Optimie?

Tylko status zamówienia i termin, i to po decyzji kupca. Ceny i ilości zmienia człowiek.

Co, jeśli dostawca zmieni układ dokumentu?

Nowy układ jest odczytywany ogólnie i oznaczony do sprawdzenia. Aktualizacja szablonu jest częścią utrzymania.

ZACZNIJMY OD JEDNEGO DOSTAWCY

Ile potwierdzeń
sprawdzacie w całości?

Na pierwszą rozmowę wystarczy kilka potwierdzeń od różnych dostawców i odpowiadające im zamówienia. Na tej podstawie ocenimy, jakie różnice da się wykrywać automatycznie.

Przygotuj się do rozmowy

Kilka potwierdzeń w PDF od 2–3 dostawców.
Odpowiadające im zamówienia z programu ERP.
Przybliżona liczba potwierdzeń miesięcznie.
Ostatnie sytuacje, w których różnica wyszła za późno.