Symbiohub.Zobacz możliwości
Menu +

SPRZEDAŻ B2B / AUTOMATYZACJA OFERTOWANIA

Oferty przestały zajmować wieczory właściciela.

W dzień klienci i dostawy. Po godzinach cennik, kopiowanie pozycji i składanie ofert. Połączyliśmy pocztę, katalog i szablon, żeby właściciel zaczynał od gotowej propozycji do sprawdzenia.

Zobacz drogę zapytania
Firma
Mały dystrybutor B2B
Skala pracy
20 zapytań / miesiąc
Zakres usprawnienia
16 ofert katalogowych
Punkt kontroli
Właściciel zatwierdza i wysyła

01 / PRZED WDROŻENIEM

Produkty były znane.
Ofertę trzeba było złożyć od nowa.

Właściciel małego dystrybutora materiałów dla lokalnych firm sam prowadził część sprzedaży. Około 20 zapytań miesięcznie trafiało do poczty. Większość dotyczyła produktów z katalogu, ale ich nazwy w wiadomościach różniły się od oznaczeń w arkuszu.

Do jednej oferty trzeba było zebrać ilości z wątku, sprawdzić wariant produktu, znaleźć aktualną cenę i wrócić do uzgodnionego rabatu. Potem skopiować dane do dokumentu, policzyć dostawę i napisać wiadomość. Pilne sprawy wygrywały w dzień, więc oferty zostawały na wieczór.

Po wysłaniu zaczynało się drugie zadanie: pamiętać, komu i kiedy ponownie się przypomnieć.

02 / CO POŁĄCZYLIŚMY

Najpierw porządek w danych.
Potem połączenie narzędzi.

Zespół zachował pocztę i arkusz. Jeden katalog, jedna skrzynka i jeden szablon wyznaczyły zakres pierwszego uruchomienia.

01

Jedno oznaczenie produktu

Katalog połączył nazwy potoczne z kodem, wariantem, jednostką i statusem produktu. Dwa możliwe dopasowania oznaczały pytanie do człowieka.

02

Jedna aktualna cena

Właściciel odpowiadał za zatwierdzony cennik i datę jego obowiązywania. Warunki klienta wskazywały rabat, walutę, płatność i zasady dostawy. Stare oferty nie stały się źródłem cen.

03

Sprawa z opiekunem

Wątek, dane klienta, wersja oferty i termin kontaktu trafiły do jednej karty. Ustaliliśmy, kiedy sprawa jest kompletna i kto wyjaśnia brak.

Połączone narzędzia: Gmail Google Sheets z katalogiem, cennikiem i rejestrem szablon Google Docs. Jeśli firma ma CRM, najpierw sprawdzamy jego istniejące szablony i zadania. Przy jednolitym formularzu AI może być zbędne.

03 / JAK TO DZIAŁA

Od „proszę o wycenę”
do oferty i kolejnego kroku.

Prześledź jedną sprawę: trzy produkty, doprecyzowanie w e-mailu i warunki zapisane poza skrzynką. Właściciel zatwierdza konkretną wersję.

JEDNA SPRAWA · OF-021Wątek + katalog + cennik + warunki
  1. 01POCZTA

    Zapytanie i doprecyzowanie

    Wątek OF-021

    Proszę o 200 kartonów jak ostatnio, 12 rolek taśmy i 6 rolek folii stretch. Dostawa do magazynu. Warunki jak w umowie.

    Odpowiedź klienta w tym samym wątku

    Kartony 400 × 300 × 300 mm, taśma brązowa 48 mm. Folia ręczna, rolka 1,5 kg.

    Oznaczony wątek otrzymuje jedną kartę sprawy. Doprecyzowanie uzupełnia ją, zamiast tworzyć drugą ofertę.

  2. 02AI + KATALOG

    Potrzeby stają się pozycjami

    Klient z rejestru
    K-014
    Karton 400 × 300 × 300
    K-403 · 200 szt.
    Taśma brązowa 48 mm
    T-48B · 12 rolek
    Stretch ręczny 1,5 kg
    F-15 · 6 rolek
    Miejsce dostawy
    Magazyn klienta

    AI odczytuje nazwy i ilości. Dobór do katalogu musi być jednoznaczny. Samo „jak ostatnio” nie wystarcza do zatwierdzenia produktu.

  3. 03REGUŁY

    Ceny i warunki z jednego źródła

    Kartony · 200 × 3 zł600 zł

    Taśma · 12 × 5 zł60 zł

    Folia · 6 × 20 zł120 zł

    Rabat umowny · 5% towarów−39 zł

    Dostawa · poniżej progu 1000 zł40 zł

    Suma netto781 zł

    Cennik C-09, waluta PLN. Karta warunków K-014: płatność 14 dni, rabat 5%, próg dostawy po rabacie. Kwoty liczą reguły.

  4. 04CZŁOWIEK

    Właściciel sprawdza całość

    • Produkty, ilości i jednostki zgodne
    • Rabat i koszt dostawy sprawdzone
    • Termin dostawy potwierdzony
    • Treść oraz odbiorca sprawdzeni
    Akceptacja wersji 1OF-021 · 781 zł netto

    Szkic z szablonu zawiera pozycje i warunki. Zmiana ceny, zakresu lub terminu unieważnia akceptację.

  5. 05DOKUMENT + POCZTA

    Gotowa oferta do wysłania

    Oferta z szablonuOF-021 / wersja 1
    3 pozycje + dostawa781 zł netto
    Płatność14 dni
    Termin dostawy17.09.2026
    Zatwierdzona treść

    Właściciel wysyła sprawdzony szkic e-maila z ofertą. Rejestr zapisuje wersję dokumentu i potwierdzone wysłanie.

  6. 06REJESTR SPRAW

    Kolejny krok ma swój termin

    OF-021Wysłana · czeka na odpowiedź

    Opiekun: właściciel
    Kolejny kontakt: 15.09.2026
    Zadanie wewnętrzne: sprawdź odpowiedź

    Przed przypomnieniem proces sprawdza odpowiedź i status. Gdy klient już odpisał, zadanie kontaktu ustępuje obsłudze odpowiedzi.

A jeśli „jak ostatnio” pasuje do dwóch produktów?
02 / Dobór produktuDwa możliwe rozmiary kartonuOpiekun: właścicielProsi klienta o wymiaryPowrót do kontroliPo doprecyzowaniu tej samej sprawy

Status „Do uzupełnienia” blokuje ofertę do wysyłki. System nie wybiera tańszego produktu ani nie dopisuje brakującej ceny.

Wątek → pozycje katalogowe → wycena i warunki → akceptacja konkretnej wersji → wysyłka przez człowieka → następny krok. Dokument obejmuje też ustalone zasady podatku i ważność oferty. Przypomnienie w pilocie trafia do opiekuna, a nie automatycznie do klienta.

04 / CODZIENNA PRACA

Rano było widać,
co wymaga decyzji.

Właściciel otwierał listę spraw. Przy jednej czekała oferta, przy drugiej konkretne pytanie, przy trzeciej odpowiedź klienta. Nie zaczynał od przeszukiwania skrzynki.

Zapytania i następne kroki
OF-021Do akceptacji

Właściciel: sprawdź 3 pozycje, rabat i termin dostawy.

OF-022Brak ceny

Właściciel: zatwierdź cenę F-20 w cenniku. Wysyłka wstrzymana.

OF-023Klient odpowiedział

Opiekun sprzedaży: sprawdź zmianę ilości. Przypomnienie o kontakcie anulowane.

Właściciel sprawdzał ofertę zamiast składać ją od początku. Cztery nietypowe zapytania miesięcznie nadal prowadził ręcznie.

Po potwierdzonym wysłaniu każda otwarta oferta miała opiekuna i datę kolejnego kroku. Nieobecność jednej osoby nie usuwała tej informacji z zespołu.

05 / CZAS I KONTROLA

Mniej składania ofert.
Mniej spraw do pamiętania.

Opis przedstawia scenariusz wdrożenia, nie potwierdzoną realizację. Liczby, dokumenty i ceny produktów ilustrują przebieg; czasy są założeniami do kalkulacji, a nie pomiarem u klienta ani cennikiem Symbiohub.

4 godz. 18 min

odzyskanego czasu miesięcznie
przy poniższych założeniach

Około czterech godzin na rozmowy z klientami, nietypowe wyceny albo wcześniejsze zamknięcie dnia.

Skąd ta liczba?

Oferty katalogowe objęte zmianą
16 z 20
Przygotowanie przed zmianą
30 min / ofertę
Po zmianie, z kontrolą i wysyłką
15 min / ofertę
Kontrola dalszego kontaktu: przed → po
5 → 2 min / sprawę
Dodatkowy nadzór w miesiącu
30 min

16 × (30 − 15) + 16 × (5 − 2) − 30 = 258 minut

Pozostałe 4 zapytania bez założonej oszczędności. Rezerwa 30 minut obejmuje nadzór klienta, nie cały serwis techniczny. Dodatkowe wyjątki obniżą wynik. Koszt wdrożenia, licencji i utrzymania oceniamy osobno.

Wiadomo, co blokuje ofertę.

Brak ceny, niejednoznaczny produkt czy rabat do negocjacji ma przypisanego opiekuna i następny krok. Właściciel widzi, gdzie potrzebna jest jego decyzja, bez otwierania każdej wiadomości.

Mniej okazji do pomyłek.

Te same kontrole sprawdzają jednostki, waluty i aktualność ceny. Dane nie są przepisywane kilka razy, a doprecyzowanie nie tworzy nowej sprawy. To ogranicza ryzyko pominięcia pozycji lub wysłania starej wyceny. Błędny katalog nadal wymaga poprawienia.

06 / KONTROLA PRZED URUCHOMIENIEM

Oferta miała się zatrzymać,
gdy dane nie wystarczały.

Pilot zaczął się od przygotowania szkiców pod nadzorem. Przed poszerzeniem zakresu sprawdziliśmy poprawne sprawy oraz błędy.

Nie każda wycena przechodzi dalej

Brak ceny, produkt wycofany, różne waluty i rabat poza regułą zatrzymywały ofertę. Terminu dostawy AI nie dopisywało na podstawie samego opisu produktu.

Bez duplikatów i ponowień w ciemno

Powtórzony e-mail miał wracać do tej samej sprawy. Po braku odpowiedzi przy tworzeniu dokumentu najpierw sprawdzaliśmy, czy szkic już powstał. Niepewny wynik wysyłki wymagał kontroli poczty.

Odpowiedź zmienia następny krok

Test obejmował klienta, który odpisał przed przypomnieniem. Zmieniona oferta wymagała ponownej akceptacji. Zespół miał historię działań, listę błędów i ręczną ścieżkę obsługi.

Dostęp ograniczamy do potrzebnych danych i operacji. Zakres uprawnień skrzynki, retencję u dostawców oraz wykorzystanie danych do treningu sprawdzamy osobno. Nie kopiujemy całej historii firmy do modelu. Modele lokalne i prywatne serwery są opcjami do oceny, z własnym kosztem utrzymania.

07 / KIEDY WARTO

Nie każda oferta
potrzebuje integracji.

Przy kilku ofertach tygodniowo warto zmierzyć czas kompletowania danych, kontroli i kolejnego kontaktu. W pilocie porównujemy go z czasem po zmianie oraz liczbą spraw bez przypisanego następnego kroku.

Przy trzech prostych ofertach miesięcznie często wystarczy szablon i lista zadań. Rozbudowany konfigurator, indywidualna produkcja lub częste negocjacje oznaczają inny zakres. Nie zakładamy automatycznie większej sprzedaży.

Poznaj podejście do automatyzacji

08 / PYTANIA I ODPOWIEDZI

Zanim połączymy
Twoje narzędzia.

Czy AI ustala ceny i rabaty?

Nie. Ceny i dopuszczalne rabaty pochodzą z zatwierdzonego źródła, a kwoty liczą reguły. AI odczytuje potrzeby z wiadomości i pomaga przygotować opis. Niejasny produkt, brak ceny lub rabat poza ustalonym zakresem zatrzymują sprawę. Ostateczne warunki zatwierdza właściciel.

Czy muszę mieć CRM?

Nie. Jeden katalog i uporządkowany arkusz spraw mogą wystarczyć na początek. Jeśli masz CRM, najpierw sprawdzamy jego szablony, katalog produktów i zadania. W HubSpot dostępność funkcji ofert i automatycznych zadań zależy od subskrypcji oraz uprawnień. Nie zakładamy, że potrzebny moduł jest w każdym koncie.

Co jeśli mój program nie ma API?

Sprawdzamy konfigurację, obsługiwany import i eksport oraz pracę na dokumentach. Parser e-mail może odczytać zapytanie lub potwierdzenie wysłania; samo odczytanie pliku nie tworzy oferty w programie. Osobno oceniamy zapis dokumentu i statusu. Automatyzacja interfejsu bywa opcją, ale wymaga sprawdzenia uprawnień, niezawodności i kosztu utrzymania. Nie każde obejście będzie opłacalne.

Czy klient sam dostanie przypomnienie?

W pilocie powstaje wewnętrzne zadanie dla opiekuna. Przed jego pokazaniem sprawdzamy, czy klient odpowiedział i czy oferta nadal jest otwarta. Opiekun decyduje o kontakcie. Automatyczne wiadomości do klienta wymagają osobnego zakresu, zasad i testów.

Co z nietypowym produktem lub zmianą oferty?

Sprawa dostaje opiekuna, powód zatrzymania i następny krok. Właściciel prowadzi negocjacje lub dobiera rozwiązanie ręcznie. Nowa wersja po zmianie pozycji, ceny albo terminu wymaga ponownego sprawdzenia. Historia wersji pozwala ustalić, co rzeczywiście wysłano.

Kiedy taka automatyzacja ma sens?

Gdy kilka ofert tygodniowo wymaga kompletowania danych i pilnowania dalszego kontaktu. Przy trzech prostych ofertach miesięcznie zacznijmy od szablonu i listy zadań. Porównujemy rzeczywisty czas pracy z kosztem przygotowania danych, wdrożenia, licencji i utrzymania. Cztery odzyskane godziny same nie przesądzają o opłacalności ani o liczbie wygranych transakcji.

ZACZNIJMY OD JEDNEGO ZAPYTANIA

Sprawdźmy, jak powstaje
jedna Twoja oferta.

Wystarczy prześledzić jedno zapytanie: skąd bierzesz pozycje, ceny i warunki oraz co robisz po wysłaniu. Na tej podstawie ocenimy, czy potrzebne jest połączenie narzędzi, czy prostsza zmiana.

Przygotuj się do rozmowy
  • Jedno zapytanie i oferta bez danych osobowych klienta.
  • Nazwy poczty, CRM lub arkusza oraz programu do ofert.
  • Informacja, kto aktualizuje ceny i zatwierdza rabaty.
  • Liczba ofert, czas przygotowania i sposób pilnowania kontaktu.

Wersja podglądowa: kontakt online nie jest jeszcze uruchomiony. Zachowaj te informacje do rozmowy z osobą, która udostępniła Ci Symbiohub.